Fax là gì ? tại sao phải dùng máy fax văn bản mà không dùng email?

38
Fax là gì ? tại sao phải dùng máy fax văn bản mà không dùng email?
5 (100%) 1 vote

Thường khi làm việc trong văn phòng hay trong hoạt động kinh doanh với đối tác, hay cả những khi bạn vào một trang website của công ty bất kỳ sẽ thấy họ thường để thông tin liên hệ bên cạnh số điện thoại chính là số Fax. Vậy Fax là gì? Tại sao Fax lại được dùng khá phổ biến trong các loại trao đổi thông tin, hợp đồng, hay văn bản đến vậy?

Fax là gì ?

Fax là tên gọi ngắn gọn từ tiếng Latin Facsimile chỉ quá trình hoặc phương thức phát thông tin và thu thập thông tin giữa hai địa điểm khác nhau bằng đường điện thoại. Sau đó sẽ được in ấn thành văn bản, tương tự như bản sao. Đây là quy trình trao đổi nhanh chóng và tiện lợi giữa các bên với nhau khi cần thông tin, hợp đồng hay chứng từ gấp.

Máy Fax là máy khả năng nhận diện ký tự theo màu (nói cách đơn giản nhất) là trắng và đen, màu đen là màu có ký tự, màu trắng là không có ký tự (hay những khoảng trống) và nó sẽ vẽ lại y như bản gốc (máy fax) sang bản gửi sang máy fax bên kia (máy nhận fax).

Vd: ký tự a sẽ được là màu trắng và được máy fax vẽ lại ký tự a, và khi đó máy bên kia sẽ nhận là ký tự a là màu đen. Ngoài cách từ máy Fax sang máy Fax, bạn cũng có thể Fax từ máy tính sang máy Fax. Hệ điều hành Windows XP có hỗ trợ tính năng này.

Tại sao phải dùng máy fax văn bản mà không dùng email?

Hiện nay khi mà các thiết bị về điện tử xuất hiện nhiều và ngày càng hiện đại, chúng ta sẽ thấy có những loại thiết bị đã ra đời với các tính năng tiên tiến đủ khả năng thay thế hoàn toàn cho những chiếc máy Fax. Vì vậy, câu hỏi đặt ra là máy Fax ngày nay có còn cần thiết? Tại sao phải dùng máy fax mà không phải là các thiết bị khác? Đó là một câu hỏi mà rất nhiều người thắc mắc mà chưa đưa ra một giải đáp chuẩn xác nhất. Vậy thì hôm nay LagiVn sẽ góp thêm một chút ý kiến để các bạn hiểu nhé.

Thật sự, mày Fax ngày nay vẫn còn rất cần thiết với chúng ta. Tuy những loại thiết bị khác ngày càng được tân tiến và hiện đại hơn nữa nhưng vẫn không thể thay thế được hoàn toàn máy Fax. Các dịch vụ cung cấp và sửa máy fax vẫn có thể phát triển. Bởi đơn giản là vì đối với những công ty hay các doanh nghiệp thì việc gửi thông tin bằng máy Fax sẽ uy tín cũng như đáng tin cậy cao hơn so với một số loại dịch vụ thư điện tử khác.

Hơn nữa, máy Fax cón có độ bảo mật tuyệt đối an toàn bởi thông tin của bạn sẽ được truyền trực tiếp từ máy bên này này sang máy ở đầu bên kia. Mọi thông tin bạn gửi khi đi qua máy Fax sẽ được mã hóa rồi mới gửi qua máy ở bên nhận. Nhiệm vụ của máy fax nhận được là biến đổi những dữ liệu đã được mã hóa đó thành một thông tin cụ thể rồi in ra bên ngoài.

Nếu như bạn đang nghĩ rằng trong thời kỳ công nghệ số như hiện nay dần dần người ta cũng bắt đầu chuyển sang dùng các loại Email điện tử để có thể nhanh chóng và dễ dàng hơn phải không? Tuy nhiên, nếu sử dụng hình thức này thì bạn có nghĩ tới những khi gặp sự cố như về đường truyền hay là bất cứ một vấn đề nào khác trong quá trình gửi mail không?

Khi đó Mail bạn gửi đi có thể không vào được hộp thư Inbox của khách hàng hoặc là không thể nào mà gửi đi được. Hơn nữa còn tiềm ẩn nguy cơ bị mất cắp thông tin trong email, không an toàn và không hiệu quả như fax. Đặc biệt nhất là đối với những Mail quan trọng cần phải giải quyết ngay mà gặp tình huống trên thì có thể sẽ gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp của bạn nữa đấy.

Không những thế, thời đại thông tin này có rất nhiều những hacker đen xấu xa đầy tài năng. Tôi cũng tin chắc rằng các bạn đã từng nghe tới những việc hacker ăn cắp thông tin của người dùng rồi đúng không, rất không an toàn. Nếu như họ đã chủ tâm lấy cắp thông tin của bạn thì những nội dung tuyệt mật cũng dễ dàng bị mất. Vậy đó, bạn có muốn những dữ liệu vô cùng quan trọng sẽ bị mất do gửi email không? Hay bạn sẽ chọn giải pháp sử dụng các máy Fax để đảm bảo an toàn là hơn? Là một người khôn ngoan và cẩn trọng thì tôi khuyên bạn nên dùng máy Fax cho yên tâm nhé.

Đây cũng chính là lý do vì sao cho tới hiện nay, khi thời buổi công nghệ ngày càng hiện đại mà máy Fax vẫn được nhiều đơn vị sử dụng là vậy. Với những thông tin cần độ bảo mất cao thì tốt nhất bạn nên sử dụng máy Fax để được đảm bảo an toàn hơn. Hiện nay, cũng có rất nhiều những loại máy Fax đa chức năng đã được ra đời và đáp ứng được nhiều yêu cầu của khách hàng hơn, vì đó mà bạn có thể an tâm hơn khi dùng máy Fax nhé.

Những loại máy fax phổ biến hiện nay:

  • Máy fax digital
  • Máy fax trắng đen
  • Máy fax đơn thuần
  • Máy fax màu
  • Máy đa năng gồm khả năng gửi và nhận fax, scan rà hình và in
  • Máy fax analog
  • Phần mềm phát tín hiệu fax thẳng từ máy tính vào dây dẫn điện thoại (như WinFax của Windows)

Đặc biệt, do công nghệ ngày càng tân tiến và phát triển thế nên Bưu điện cũng đã nhận gửi fax cho những ai có nhu cầu. Nếu bạn không có máy fax thì chỉ cần khoảng 10.000 đồng là đã có thể gửi fax đi đến nơi mà bạn cần.

Cách chọn mua máy fax hợp lý

Để chọn mua được một máy fax phù hợp với như cầu, người dùng cần cân nhắc xem máy sẽ được sử dụng cho văn phòng hay cho cá nhân, sau đó mới lựa chọn loại máy sử dụng.

Hiện nay trên thị trường có hai dòng máy fax, dòng chuyên dụng và dòng tích hợp trong máy in đa chức năng. Riêng dòng máy fax chuyên dụng có đến 3 loại tương ứng với số tiền, chất lượng và tốc độ fax. Do vậy, tùy theo nhu cầu nhận và gửi fax, người dùng nên chọn loại phù hợp và tiết kiệm nhất.Ba loại máy fax này là máy fax in nhiệt, fax in film và fax in laser.

Trong đó, máy fax in nhiệt là rẻ nhất, chưa tới 2 triệu đồng một máy; đây là loại máy fax mà phần lớn doanh nghiệp và người dùng còn giữ và đang xài, nó dùng loại giấy cuộn láng, chất lượng trang fax nhận được chỉ vừa đủ rõ để xem, sau một thời gian phần nội dung fax đã bị phai nhạt. Hơn nữa, tốc độ gửi và nhận fax của nó cũng khá chậm.

Loại máy fax in phim cho trang fax nhận được rõ hơn so với máy fax in nhiệt, tuy nhiên cũng chưa thật rõ nét. Phần in của máy fax này được thực hiện bởi tấm phim (tương tự như loại máy in kim dùng ruybăng), giá trên 2,5 triệu đồng.

Cuối cùng, loại máy fax in laser cho chất lượng đạt về mọi mặt và giá cũng khá cao, gấp đôi hoặc hơn máy fax in phim. Trang nội dung do fax in ra chẳng khác nào trang in laser; đồng thời tốc độ in trang fax hoặc gửi fax diễn ra khá nhanh, chỉ trong vòng vài giây. Nói chung, cách thức hoạt động của nó tương tự như một máy in laser.

Khi dùng máy fax chuyên dụng, bạn không sợ mất các trang fax trong trường hợp giấy fax bị hết, bởi chúng được trang bị bộ nhớ trong có thể lưu khoảng từ 20 – 30 trang fax.

Ngoài ba loại máy fax chuyên dụng nói trên, Trong khoảng vài năm gần đây, các hãng sản xuất máy in đã tung ra dòng máy in đa chức năng “All in One” gồm các tính năng chính: in, scan, fax và photocopy nhưng giá tương đối rẻ, bằng hoặc rẻ hơn loại máy fax in laser chuyên dụng. Loại máy in này chủ yếu tập trung vào đối tượng là các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần tiết kiệm chi phí mua sắm và không gian bố trí thiết bị, hoặc người dùng cần nhiều dịch vụ.

Với máy in đa chức năng đó, ngoài tính năng fax, người dùng hiển nhiên có thêm 3 tính năng in, photocopy và scan”. Tính năng fax trong máy in đa chức năng không có bộ nhớ để lưu lại các trang fax khi hết giấy nhưng một số dòng có thể thiết lập để nó lưu trang fax nhận được thành file trong máy tính, người dùng xem qua file và quyết định in ra hoặc bỏ qua. Điều này cũng tiết kiệm được một phần chi phí cho doanh nghiệp.

Hơn nữa, tính năng fax trong máy in đa chức năng thể hiện rõ sự ưu thế hơn khi fax các loại giấy tờ mỏng như hóa đơn thuế, người dùng chỉ việc đặt trang tài liệu cần fax lên mặt scan rồi thực hiện việc fax; việc làm này sẽ khó mà thực hiện khi dùng máy fax chuyên dụng, hóa đơn có thể bị rách.

Chọn loại chuyên dụng hay đa chức năng?

Phần lớn các văn phòng thường dùng song song hai loại máy fax và máy in khác nhau. Tuy nhiên công nghệ tích hợp tất cả các máy văn phòng vào trong một nhanh hơn chúng ta tưởng. Sở hữu một chiếc máy tích hợp đa chức năng đôi khi rất thuận tiện, người dùng vừa in vừa copy vừa fax một loại văn bản từ một nguồn ( máy tính), rất thuận tiện.

Thêm vào đó, tiết kiệm cả không gian cho văn phòng cỡ vừa và nhỏ, cũng như giảm chi phí so với việc mua một lúc 3 loại máy trên. Tuy nhiên, loại máy đa chức năng này không đảm bảo được yêu cầu hoạt động liên tục với cường độ cao, cũng như thiếu các chức năng cao cấp của máy chuyên dụng. Và trên hết, máy móc càng phức tạp càng dễ hỏng, nếu hỏng một trong các chức năng của máy, phải mang đi sửa thì đương nhiên các chức năng còn lại bị tạm ngừng sử dụng.

Nếu nhu cầu nhận fax của doanh nghiệp là khá lớn, việc đầu tư máy fax chuyên dụng in phim hay laser là cần thiết. Đối với doanh nghiệp có nhu cầu fax ở mức vừa phải, thỉnh thoảng mới nhận fax hoặc fax đi, một máy in đa chức năng laser sẽ rất tiện lợi, hoặc nếu đã có máy in và máy scan rồi, thì nên chọn máy fax dùng in nhiệt.